AIRTABLE, l’outil qui facilite la vie des entreprises

Avec Airtable, on crée et on gère des bases de données.

Ok ! Mais pourquoi, moi, chef d’entreprise d’une TPE/PME je devrais m’y intéresser ? 🤔

Dans toutes les organisations, on gère un grand nombre de données relatives à notre activité telles que :

• Des données relatives aux clients (Noms, téléphones, emails, adresses …).
• Des données relatives aux devis (détails de la mission, prix HT, TVA, prix TTC…).
• Des données relatives à la facturation (mode de règlement, coordonnées bancaires…).
• Des données relatives aux échanges avec les clients (RDV, contenu de l’échange, actions à mener…).
• Des données de comptabilité (fournisseurs, clients, dépenses, recettes…).

Et si Airtable centralisait toutes ces données ?

Airtable pour répondre aux problématiques de manque de temps et de tâches répétitives

Il n’est pas rare que l’on utilise plusieurs outils pour gérer notre activité (un logiciel métier, Excel, des notes dans Word) et que l’on soit obligé de ressaisir (deux fois, trois fois…) cette même donnée qui est présente à différents endroits.

Que l’on soit dirigeant d’une TPE ou d’une PME, on est constamment confronté aux tâches répétitives :

• Rédiger des documents où seuls quelques éléments changent (contrats, propositions commerciales, devis, factures …)
• Créer ou mettre à jour des dossiers relatifs aux clients, salariés, fournisseurs pour y intégrer ces documents standards.
• Saisir des informations plusieurs fois en fonction de l’outil utilisé (en double ou plus).
• Envoyer des emails ou des notifications pour des suivis de dossiers.
  

Toutes ces tâches, d’ordre administratif, n’ont pas de valeur ajoutée mais sont nécessaires au fonctionnement de l’organisation. Bien souvent, elles sont faites à la main.

Quelles sont les conséquences ?

On perd du temps ! On s’agace !

On répète 10, 15, 20… fois les mêmes choses avec le risque d’erreur lié à ces manipulations.

On perd de la motivation et surtout…

On manque de temps pour le cœur de métier !

Alors quoi ?

On recrute donc une personne (ou une équipe) pour gérer cette partie administrative… ou plutôt pour gérer toutes ces tâches qui n’ont aucune valeur ajoutée ? 

Non ! On va chercher à automatiser !

Et Airtable va nous aider à le faire.

Airtable, la solution pour rassembler, structurer et automatiser ses données

Comme on l’a dit précédemment, Airtable est un outil de création et gestion de base de données.

On peut en créer une multitude au sein de l’outil.

Pour chaque base, on retrouve (Voir le schéma ci-dessous) :

• Des « Tables », qui représentent un modèle de données (clients, fournisseurs, salariés, devis, factures, projets, tâches…).

• Des « Records/Lignes » qui représentent une donnée.

• Des « Fields/Colonnes » qui représentent une propriété de vos données.

• Tous ces éléments peuvent être présentés selon différentes « Vues » (Tableau, Galerie, Kanban, Formulaire, GANTT ou Timeline) selon que vous lui assignez.
  

Ces vues peuvent être partagées via une URL à d’autres intervenants pour une visualisations des données

Airtable n’est pas là pour remplacer, nécessairement, tous vos outils. Cela dépendra de votre activité et de vos contraintes.

Il va permettre de monter un système dont les objectifs seront :

1. Regrouper vos données à un seul et même endroit
2. Connecter et lier ces données entre elles
3. Créer facilement des scénarios d’automatisation
4. Déplacer vos données entre vos différents outils
   

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Ce système prévoira les tâches répétitives, les standardisera et les automatisera pour faire gagner du temps aux personnes qui accomplissent ces actions.

‍Et concrètement ça donne quoi ?

Voici quelques exemples de ce qu’Airtable permet d’automatiser :

• Vous pouvez ranger automatiquement un contrat signé dans un dossier défini.
• Vous pouvez créer une proposition commerciale personnalisée avec les informations du prospect.
• Vous pouvez envoyer chaque semaine la liste des prospects à recontacter aux commerciaux.
• Vous pouvez créer un contrat de travail avec les éléments fournis par un candidat dans un formulaire et lui envoyer pour signature.
• Vous pouvez créer un formulaire de note de frais et rembourser un collaborateur une fois que celle-ci a été approuvée.
• Vous pouvez gérer des RDV mensuels, trimestriels, annuels ou en fonction d’une date spécifique (entretien professionnel) avec les membres des équipes.
• Vous pouvez créer des factures à partir des éléments de devis déjà enregistrés et les envoyer au client.
• Vous pouvez créer des pipelines de gestion commerciales liées aux prospects qui deviendront des clients.
• Vous pouvez gérer des projets liés à des tâches et à vos salariés.
• Et bien d’autres selon vos process et votre imagination…
  

On peut donc traiter de la donnée à chaque niveau d’un process ou pour chaque service de l’entreprise car celle-ci est centralisée et servira à plusieurs étapes.

Finis les ressaisies et les erreurs liées à celles-ci. On consolide à un seul endroit !

Si vous avez plusieurs outils, pas de problème, Airtable est connectable avec plus de 1000 applications ou sites internet… et si l’application que vous utilisez n’est pas connectée de manière native, il est possible d’utiliser ZAPIER ou INTEGROMAT et les API pour le faire.

Avec ce système, vous allez gagner un temps considérable au quotidien. Les membres de vos équipes pourront se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.
Et le temps que vous allez gagner vous permettra de travailler sur des tâches et process que vous n’aviez pas le temps de faire.

Résultat : amélioration du quotidien de vos équipes et de la qualité du ou des produits et/ou services que vous commercialisez.

OK ! Mais comment on s’y prend ?

Pour chaque création de base de données, il faut d’abord passer par une phase de réflexion et d’architecture.

Qu’est-ce que j’ai comme données ?

• Des contacts, des prospects, des clients
• Des salariés
• Des devis, des factures
• Des dépenses, des recettes
• Des projets, des tâches
• …

Qu’est-ce que je veux faire de ces données ?

Il faut à ce stade définir un objectif.

Par exemple, pour mon système, je veux gérer tout le process relatif à mes clients (ce que l’on appelle en jargon tech, le CRM, Customer Relationship Management) : de la phase de prospection jusqu’à la facturation des projets.

Pour chaque type de données, je vais créer une table dans laquelle, j’aurai des propriétés.

Pour des données « clients », je vais créer une table dans laquelle, pour chacun d’entre eux, j’aurai une dénomination, un numéro de téléphone, un email, une adresse, un numéro de siret … et toute autre propriété nécessaire à mon fonctionnement.

Comment aller vers l’automatisation ?

Dans chaque table, représentant un type de données (dans l’exemple ci-dessus : propects, clients, projets, factures), on peut retrouver des données communes : le nom de l’entreprise, un email de contact …

Si on utilise Airtable, c’est que l’on veut gagner du temps et éviter des tâches répétitives telles que la ressaisies.

On va alors utiliser la « magie » des bases de données en créant des liens entre les tables (des relations). Dans notre exemple, un projet va donc pouvoir être lié à un client et à une facture.

On ne saisit donc qu’une fois et la donnée se propage aux tables liées.

On peut même aller rechercher et enrichir une table à partir d’une autre.

Les données ayant été regroupées et liées, l’étape suivant est l’automatisation du process.

C’est quoi l’automatisation ?

Il s’agit de créer un enchainement d’actions dans un objectif précis à partir d’un déclencheur.

Par exemple : à chaque fois qu’un prospect passe au statut de client (déclencheur), envoyer un email à l’équipe (action suivante 1) et créer un dossier au nom de l’entreprise dans le drive (action suivante 2).

Airtable, va permettre, grâce à son module interne, à la fois de modéliser l’automatisation des actions au sein des tables et de se connecter à des modules externes (comme Drive dans l’exemple ci-dessus).

Si un connecteur vers une application externe n’existait pas au sein d’Airtable, vous pouvez toujours utiliser, comme indiquer précédemment, ZAPIER ou INTEGROMAT ou coder directement cette connections, au travers d’un module de script, en utilisant des API des outils que l’on souhaite utiliser.

Pour récapituler la méthodologie, il faut donc :

1. Réfléchir à l’architecture de nos données.
2. Regrouper les données au sein de la même base.
3. Lier les tables entre elles.
4. Créer des scénarios d’automatisation au sein de la base et vers les différents outils.
   

A ce stade, on a mis en place un système où il ne nous reste plus beaucoup de tâches à effectuer à la main. Mais à quel prix ?

De la réflexion, un peu d’huile coude et quelques €uros …

Airtable, combien ça coûte ?

Il existe plusieurs plans pour utiliser Airtable.

• Un plan « gratuit » : pour les débutants et les équipes qui veulent s’initier. Il permet de commencer à joueur avec l’outil mais ne permet pas l’accès aux automatisations et à d’autres modules.

Il comprend : Bases illimitées, 1200 enregistrements par base, 2 Go de pièces jointes par base, Vues grille, calendrier, kanban, formulaire et galerie.

• Un plan « Plus » : Pour les équipes ou les individus dont l’organisation nécessite plus de fonctionnalité et plus d’espace  10$/mois/utilisateur pour une facturation annuelle.

Il comprend : Tout ce qui est compris dans le plan gratuit et 5 000 enregistrements par base, 5 Go de pièces jointes par base, Historique des révisions et des instantanés sur 6 mois, 1 table synchronisée par base, Synchronisation automatique des tables.

• Un plan « Pro » : Pour les équipes et les entreprises qui doivent collaborer sur des workflows complexes  20$/mois/utilisateur pour une facturation annuelle.

Il comprend : Tout ce qui est compris dans le plan « Plus » et Applications illimitées, 50 000 enregistrements par base, 20 Go de pièces jointes par base, Historique des révisions et des instantanés sur un an, Vues personnelles et verrouillées, Autorisations d’édition de champs et de tableaux.

• Un plan « Entreprise » : Pour les entreprises ayant des besoins avancés en matière de sécurité, de contrôle et d’assistance  Prix sur demande auprès du service commercial.

Il comprend : Tout ce qui est compris dans le plan « Pro » et Espaces de travail illimités par organisation, 100 000 enregistrements par base, 1 000 Go de pièces jointes par base, Historique des révisions et des instantanés sur 3 ans, Authentification unique basée sur SAML, Panneau d’administration à l’échelle de l’entreprise, Synchronisation des sources externes Salesforce, Programme de réussite continue, Services professionnels inclus, Services professionnels complémentaires.

Pour plus de détails et une comparaison entre les plans, allez sur le site d’Airtable.

Airtable : les forces et les faiblesses

C’est une référence en matière de base de données relationnelles et d’outil d’automatisation.

Ses forces :

• Stable : c’est l’outil leader sur son marché avec une équipe de stars à la conception et ils sont soutenus par d’importantes levées de fonds
• Puissant : on peut coder directement dans la plateforme, il n’y a pas de limites
• Ergonomique : le design et l’expérience utilisateurs sont de très bonnes qualités. Ils en font un outil facile et agréable à utiliser.
• Ouvert : l’API et sa documentation sont très claires. On peut donc facilement se connecter à d’autres outils.
• L’arrivée du module « Conception d’interfaces » vient permettre de créer des applications métiers et des tableaux de bord.
  

Ses faiblesses :

• Capacité : on ne peut gérer que 50000 lignes par base au niveau du plan Pro, ce qui est vite contraignant pour certaine PME.
• Texte : Airtable est très efficace pour travailler des données mais moins lorsqu’il s’agit de travailler du texte.
• Pas de mode hors ligne.
• Les données sont hébergées aux USA, ce qui pose problème à certaines entreprises.
  

Qui pour concurrencer Airtable ?

Je ne ferai pas ici d’étude poussée sur les outils concurrents mais lorsqu’on regarde les faiblesses d’Airtable, deux outils me semblent devoir être présentés : Notion et TimeTonic.

Notion

C’est l’outil dont tout le monde parle. Il fonctionne comme un wiki et permet de faire de très nombreuses choses comme :

• Gérer de la prise de notes
• Créer des espaces de travail collaboratif
• Créer un intranet
• Créer des pages web simples pour des présentations
• Gérer des bases de données relationnelles et les afficher à de multiples endroits selon différentes vues
• Depuis la mise en place de l’API, permet de créer un moteur d’automatisation avec des connections natives ou ZAPIER et INTEGROMAT. Cela devrait s’améliorer encore avec le rachat, par Notion.so d’Automate.io.
  

Outil généraliste et puissant, Notion vous permet, par la mise en application de méthodes du type PARA ou GTD de vous créer un deuxième cerveau et de mettre en œuvre des outils tant pour une organisation que pour la vie perso.

Ses faiblesses aujourd’hui sont :

• Une courbe d’apprentissage assez longue
• Il est facile de casser la structure lorsque l’on ne connait pas bien l’outil.
  

Même si Airtable reste de loin un meilleur outil pour la gestion et l’automatisation de base de données, les progrès effectués par Notion dans ce domaine sont énormes. De plus, il reste un outil parfaitement complémentaire d’Airtable. Il n’est pas rare de voir des organisations utilisées les deux.

TIMETONIC

TimeTonic se définit comme le concurrent français d’Airtable et à beaucoup de forces à faire valoir :

• Comparé à Airtable, les données sont hébergées en France
• La plateforme dispose d’un mode hors ligne (idéal pour les secteurs industriels par exemple)

Néanmoins, on peut noter deux faiblesses :

• L’ergonomie (expérience utilisateur) n’est pas à la hauteur de celle d’Airtable, ce qui le rend moins agréable à utiliser.
• Il n’existe pas de moteur d’automatisation interne. Il faut passer forcément par ZAPIET, INTEGROMAT ou des Webhook.
  

Conclusion

Pour conclure, Airtable est un outil très complet et performant pour mettre en place des systèmes automatisés. Si l’anglais ne vous rebute pas et si votre activité ne vous oblige pas à héberger des données en Europe, allez le tester.

Cet article n’est ni sponsorisé par Airtable ni par l’un des concurrents cités. Il s’agit simplement selon moi, d’un très bon outil pour faire gagner du temps et optimiser les process d’une entreprise.

Si des questions persistent ou si vous souhaitez que nous échangions sur Airtable et vos projets, contactez-moi.