NOTION est l’outil digital qui a le vent en poupe. C’est l’une des applications de productivité à la croissance la plus rapide.
Née en 2016 à San Francisco, élu produit du mois en mars 2018 sur ProductHunt, elle est passée de 1 million d’utilisateurs en septembre 2019, à 4 millions en avril 2020 et vient de franchir le cap des 20 millions en octobre 2021 (source FORBES).
Mais au-delà de ces chiffres ahurissants, qu’est-ce qui se cache derrière cette application ?
Tout d’abord, vous retrouvez-vous dans une de ces affirmations ?
- Vous vous sentez perdu face à des centaines d’outils et de technologies différents.
- Vos fichiers Google Drive, Dropbox, Evernote ou locaux sont en désordre.
- Vous perdez beaucoup de temps à essayer de vous rappeler où vous avez enregistré vos fichiers.
- Vous vous sentez dépassé, comme si vous ne parveniez pas à faire face à vos obligations.
- Vous n’avez pas de système cohérent pour enregistrer des fichiers ou suivre vos tâches.
- Vous n’avez pas de documentation ou de modèles standards.
- Vous faites des listes d’objectifs et d’idées en début d’année… que vous ne revisitez plus jamais.
OUI ! 😱
Rassurez-vous c’est le cas de millions de personnes et d’organisations.
C’est là qu’est la puissance de NOTION. Cet outil va vous aidez à résoudre ces problématiques et vous permettre de fluidifier votre pensée et votre organisation.
Et ça, aussi bien dans votre vie perso que pro.
NOTION, c’est quoi ?
Avant tout, c’est un outil extrêmement bien pensé et au design très épuré.
Ses concepteurs ont une fibre artistique particulièrement développée. Ils font une place de choix à la créativité. Pour eux, les outils digitaux doivent la faire vivre et permettre de la développer.
Leurs pages « A propos » et « Blog » sont assez éloquentes sur la genèse de NOTION et sur le futur du travail tel qu’ils le voient.
Ils ont beaucoup écouté les problématiques du marché de la productivité et étudier les outils existants depuis des décennies pour développer une plate-forme à l’expérience utilisateur simple et favorisant la liberté de conception.
NOTION nous offre un moyen d’intégrer toutes nos tâches, documents, activités, habitudes, idées et créativité en un seul endroit .
Initialement catalogué comme un gestionnaire de prise de notes, NOTION est aujourd’hui la plate-forme la plus polyvalente et personnalisable pour la productivité, l’organisation personnelle et professionnelle, et celle que j’utilise pour gérer tous les domaines de ma vie et de mon entreprise.
Elle permet de :
- gérer des tâches et des projets
- collaborer avec ses clients
- faire de la planification stratégique
- mettre en place la journalisation
- documenter
- favoriser la génération d’idées
- faire de la recherche et de l’exploration
- gérer du contenu
- se construire un deuxième cerveau
Et plus concrètement…
NOTION est un espace de travail tout-en-un où vous pouvez écrire, planifier, collaborer et vous organiser. Il vous permet de prendre des notes, d’ajouter des tâches, de gérer des projets et plus encore.
Imaginez une structure Lego. 🧱
NOTION fournit les blocs de construction et vous pouvez créer vos propres mises en page et boîte à outils pour accomplir votre travail. Et si vous manquez d’imagination, comme pour les Lego, vous pouvez utiliser un plan, ici un modèle (template).
Cet espace de travail vous permet :
- d’écrire dans un bel espace propre,
- de créer votre propre wiki personnel (avec des couches de contenu infinies),
- de planifier à l’aide de bases de données que vous pouvez mettre en page selon différentes vue : kanban, calendrier ou une simple liste
- de capturer vos flux de travail et enregistrez tout en créant des feuilles de calcul et des bases de données.
NOTION fonctionne sur toutes les navigateurs, y compris sur Android , iOS , Mac , Windows , Web .
NOTION offre également une fonctionnalité d’équipe pour une collaboration en temps réel et permet aux équipes de partager, de commenter et d’attribuer des tâches et des rappels.
NOTION offre également une fonctionnalité d’équipe pour une collaboration en temps réel et permet aux équipes de partager, de commenter et d’attribuer des tâches et des rappels.
Tout le monde peut utiliser NOTION, aussi bien les particuliers que les professionnels.
Comment fonctionne NOTION ?
Le slogan officiel se lit comme suit : “L’espace de travail tout-en-un pour vos notes, tâches, wikis et bases de données” et c’est tout à fait vrai !
Sans surprise, les gens le comparent à un mélange de Google Docs, Evernote , Trello et Todoist.
Pouvoir faire toutes ces choses en utilisant une seule application est clairement un rêve devenu réalité.
NOTION fonctionne avec des blocs et ils peuvent être ce que vous voulez :
- texte,
- image,
- liste de contrôle,
- puces,
- citations
- messages de rappel
- visualisation de code mise en avant,
- titres divers (H1, H2, H3, H4)
- iframe
- formules de calcul
- base de données
- …
Vous appelez facilement le bloc grâce à des raccourcis claviers ou à l’utilisation du Markdown. Vous pouvez écrire une phrase puis la transformer en une page autonome ou une base de données entière, les possibilités sont (presque) infinies.
L’expérience utilisateur est vraiment très bien pensée. Elle permet même au nouvel utilisateur de tester l’outil dès la page d’accueil.
NOTION, comme moteur d’automatisations
Depuis la mise à disposition de son API (acronyme anglais qui veut dir « Application Programming Interface », que l’on traduit par interface de programmation d’application), NOTION s’ouvre à d’autres applications.
Mais qu’est-ce qu’une API ?
C’est un ensemble de définitions et de protocoles qui facilite la création et l’intégration de logiciels d’applications.
C’est un programme, invisible pour l’utilisateur, qui va permettre à NOTION d’interagir avec d’autres outils digitaux et notamment d’automatiser des tâches pour optimiser des process ou éviter des ressaisies.
Par exemple, lorsque vous créez un « google form » pour une inscription à un évènement, les éléments récupérés viennent enrichir la base de données dans NOTION et peuvent servir à renvoyer un email de confirmation prédéfini directement à la personne ayant validée le formulaire.
NOTION peut donc servir de moteur d’automatisation à vos différents process, soit grâce aux connecteurs natifs entre applications (avec Typeform, avec Tally, avec Google calendar…) soit par l’intermédiaire d’outils comme Zapier ou Intégromat.
Il ne vous reste plus qu’à penser vos process dans NOTION et à les architecturer pour gagner du temps.
Jusqu’à l’arrivée de l’API, seuls quelques cas permettaient d’automatiser des tâches. Il fallait alors utiliser plutôt des outils comme Airtable ou TimeTonic pour créer des systèmes communicants.
Aujourd’hui, cette barrière est cassée et NOTION a encore fait un pas vers l’amélioration de son concept de « Plateforme All-in-one ». Un nouveau cap sera franchi dans les prochains mois. En effet, NOTION ayant racheté « Automate.io » moteur d’automatisation, on peut logiquement penser qu’ils vont utiliser leur technologie pour créer un moteur d’automatisation interne comme l’a fait AIRTABLE.
Malgré tout …
Et oui, il y a un « mais ».
L’apprentissage de NOTION peut s’avérer long et difficile.
Il faudra quelques tutos et/ou formations (un conseil la formation gratuite et la chaîne youtube de Shubham SHARMA sont une mine d’or) pour comprendre les rudiments et la philosophie de l’outil. Et quelques heures de pratique pour passer le cap et maîtriser son fonctionnement.
Par ailleurs, il est nécessaire, avant toute mise en œuvre, de réfléchir au système que l’on souhaite créer et de le schématiser.
Cela vous permettra de savoir :
- Quelles données vous allez intégrer (notes, clients, projets, factures…).
- Comment vous souhaitez traiter cette donnée (bases de données, pages …).
- Quelles liaisons vous devez mettre en place entre ces bases ou ces pages.
- Quelle mise en page vous allez utiliser pour valoriser ces données (Pages, différentes vues de base de données…).
- Quelles automatisations vous souhaitez mettre en place.
Cette réflexion, couplée à un petit schéma et une maquette sur papier ou sur un logiciel tel que FIGMA ou SKETCH, vous permettront de concevoir votre système et d’utiliser toute la puissance de NOTION.
Si vous ne disposez pas déjà de systèmes, de processus et de routines bien établis, vous recréerez simplement les mêmes modèles dysfonctionnels à partir de vos anciens outils.
NOTION permettant de gérer sa vie comme son entreprise, on peut l’utiliser comme outil de productivité.
Il permet d’implémenter des méthodes comme GTD (Getting Things Done : méthode créée par David ALLEN) ou PARA (Project, Area of responsability, Ressource, Archive : méthode créée par Tiago FORTE).
On retrouve beaucoup de documentation sur le sujet ainsi que des modèles sur le web.
Comment j’utilise NOTION ?
J’utilise NOTION depuis Mars 2019 et il m’a fallu quelques mois pour apprivoiser son fonctionnement.
J’ai découvert NOTION au travers d’un bootcamp en développement web et NOTION nous aidait à faire la gestion de nos projets.
Pour ce type de tâches, TRELLO était l’application qui me permettait de gérer mes projets.
Quand vous venez d’un outil comme TRELLO où les cartes et la vue Kanban sont les principales fonctionnalités, NOTION est déroutant.
Mais l’avantage de NOTION est sa communauté et la multitude d’articles de blog ou de tutos sur YouTube permettant de comprendre et de rapidement mettre en pratique.
Une fois que l’on comprend et maîtrise l’étendue des possibilités de NOTION, tous les cas d’usage peuvent être mis en œuvre. Néanmoins, je souhaite redire ici que la courbe d’apprentissage est élevée.
Partir d’une page blanche peut sembler une montagne infranchissable. Beaucoup de gens s’arrête à ce stade.
Pour ceux qui persévère, je pense que le point de bascule est de comprendre l’importance des bases de données et des vues associées à celles-ci.
Cette étape et la prise de conscience de la nécessité de réfléchir en amont à l’architecture que l’on souhaite mettre en place, permette de tirer le maximum de l’outil.
Aujourd’hui, je gère énormément de process avec NOTION, tant dans ma vie personnelle que pour mes clients :
- Si je dois organiser un voyage avec ma famille ou des amis , je crée une page NOTION que je vais pouvoir partager aux participants : je vais y intégrer les données importantes et incontournables (les contacts des uns et des autres , l’adresse du lieu où l’on va avec un carte pour l’accès, l’adresse d’un consulat, de l’office de tourisme…), je vais créer une vue calendrier des activités que nous avons prévue d’effectuer, je vais créer une vue Kanban pour les tâches à faire avant, pendant et après le séjour, je vais créer également une liste partagée des éléments nécessaires à avoir pendant ce séjour…
- Dans ma vie de famille, nous avons créé, ma femme et moi, une page NOTION relative aux menus de la semaine, que l’on revoit hebdomadairement et qui nous permet :
- De faire les courses
- D’avoir la ou les recettes afférentes
- D’un point de vue professionnel, je gère tous les aspects de la vie de mon activité au travers de NOTION :
- Mon fichier clients et les contacts liés ainsi que toute la démarche CRM les concernant (statut : contact, prospect, client…)
- La gestion des projets et des tâches afférentes à ceux-ci
- Chaque client a un espace dédié où il va retrouver le suivi du projet en cours et des archives sur les projets passés.
- La gestion des devis et des factures avec des automatisations à chaque stade.
- La documentation de tous les cas pratiques traités
- Le stockage de toutes les procédures et autres documents liés à l’activité, au client ou aux missions.
- Un tableau de bord reprenant l’ensemble des indicateurs les plus pertinents.
- Pour le monde associatif, c’est également un outil particulièrement adapté, du fait de son tarif et de la simplicité de son mode collaboratif. Il permet de :
- Centraliser l’information au même endroit pour chaque type d’activité.
- Donner l’accès à ces informations aux membres de manière plus ciblée.
- Gérer et suivre des projets et les tâches afférentes.
- Regrouper les documents et procédures.
- Créer un intranet ou des pages internet d’informations très rapidement.
Les cas d’usage sont innombrables et s’adaptent à chaque type d’organisation d’autant plus que le coût est particulièrement abordable.
Notion, combien ça coute ?
En plus d’être un outil que j’affectionne pour ses qualités techniques et le temps qu’il me permet de gagner, NOTION est un outil abordable en termes de coût.
Une platefomre en évolution constante
Comme j’ai pu l’évoquer précédemment, NOTION a récemment racheté « Automate.io », nous laissant penser à une intégration d’un moteur d’automatisations internes permettant d’effectuer des automatisations entre bases. Les prochains mois nous diront si la communauté avait vu juste.
En tout cas, cette évolution comme celles qui sont publiées régulièrement se basent sur l’écoute des utilisateurs et de la communauté.
L’outil est régulièrement mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités et séduit à la fois de nouveaux utilisateurs (+20 millions aujourd’hui) et des financeurs (275 millions de dollars lors de la dernière levée de fonds). NOTION est aujourd’hui valorisé à 10 milliards de dollars ce qui en fait déjà une réussite financière et rassure ses utilisateurs sur son avenir.
En conclusion, si vous chercher un outil tout en un pour vous aider dans la gestion de votre activité, NOTION est l’outil qu’il vous faut.
Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place vos process, à les optimiser et à les automatiser dans NOTION, contactez-moi.
Enfin si l’anglais vous rebute, sachez que NOTION vient de mettre en place sa version française. (Mise à jour mars 2022)
